Tietosuojaseloste

Primehotels Oy – asiakasrekisteri

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Primehotels Oy:n ja sen tytäryhtiön Hotelli Linnanpuisto Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä

 

  1. Rekisterinpitäjä

Primehotels Oy (Y-tunnus 1801261-6), Furuborginkatu 3, 00980 Helsinki

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on:
Nimi: Marja-Liisa Karhu
Puh: + 358 9 319 1110
Email: sales@primehotels.fi

  1. Rekisterin nimi

Primehotels Oy – asiakasrekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun eli asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Primehotels Oy:ssä. Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan ravintola- tai huonevarausta tehtäessä tai ravintola- ja huonelaskutusta varten. Tietoja käytetään myös Primehotels Oy:n tytäryhtiössä, Hotelli Linnanpuisto Oy:ssä (Hotel Katajanokka) kun tietojen käsittelyyn on perusteena asiakkuussuhde tai sopimus.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:

  • asiakkaan tekemien varausten käsittely
  • asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
  • asiakassuhdeviestintä
  • palveluiden myynti ja toteutus
  • palveluiden markkinointi
  • maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely
  • rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja asiakaspalveluiden kehittäminen

Asiakkaan mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun.

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:

  • asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
  • kansalaisuus
  • varauksia koskevat tiedot
  • tiedot palveluiden käytöstä ja ostoista
  • asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot
  • asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot
  • mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamaatiotiedot
  • henkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan kieltotiedot

Yritysasiakkaiden kohdalla rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:

  • yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamaatiotiedot
  • yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan kieltotiedot
  1. Mistä henkilötiedot saadaan

Rekisterinpitäjä saa henkilötietoja:

  • rekisteröidyiltä itseltään esim. sähköpostin ja puhelun välityksellä tai myynninedistämistapahtumien yhteydessä
  • palveluiden käytöstä ja vierailujen yhteydessä saatavat tiedot
  • nettisivuiltaan tilaus- ja tarjouspyyntölomakkeiden kautta
  • ulkopuolisilta ravintoloiden pöytävaraussivustoilta
  • ulkopuolisilta hotellien varauspalveluyrityksiltä
  • rekisteröidyn työnantajalta palveluiden varaamisen yhteydessä
  • Primehotels Oy -konserniin kuuluvalta tytäryhtiöltä
  • ulkopuolisista lähteistä kuten julkisista rekistereistä
  1. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Asiakasrekisterin tietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävään tietojen käsittely olennaisesti kuuluu. Rekisteriin pääsyyn on erilliset tunnukset ja salasanat. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa kuitenkin viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

  1. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt yrityksen palveluita 2 vuoteen.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen perustellusta syystä tai reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.

  1. Rekisteröidyn oikeuksista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin ja oikeus vaatia tietojen oikaisemista mikäli ne ovat virheelliset. Rekisteröidyn pyynnöstä tietojen käsittelyä voidaan rajoittaa tai ne voidaan poistaa rekisteristä kokonaan. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä esim. suoramarkkinoinnissa.

  1. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

  1. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään
riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin
rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.