Ryhmä- ja kokousvarausten ehdot

YLEISET TOIMITUSEHDOT

Hinnat

Kaikki hintamme ilmoitetaan euroissa ja sisältävät arvonlisäveron. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin, mikäli varaus muuttuu (päivämäärät, varauksen kesto, henkilö-, tilojen tai huoneiden määrä). Hinnat eivät sisällä komissiota jollei vahvistuksessa toisin mainita.

Maksuehdot

Kokousasiakkaille ja/tai ryhmille tehdään yksi (1) ryhmälasku. Mikäli maksuehdoista ei ole toisin sovittu, tilaaja maksaa laskun käteisellä, debit- tai luottokortilla. Jos tilaajalla on voimassa oleva laskutussopimus palveluntarjoajan kanssa, voidaan tilaajalle lähettää lasku ensisijaisesti sähköisesti tai postitse (minimilaskutus 120€ sisältäen laskutuslisän).

Laskutuslisä 20€. Maksuaika 10 vuorokautta netto ja viivästyskorko 16 %. Pidätämme oikeuden maksutavan muutokseen, mikäli yrityksen luottoluokituksessa tapahtuu olennainen muutos.

Yhdistysten, ulkomaalaisten yritysten sekä yksityishenkilöiden tilaisuudet laskutetaan ennakkoon (n. 3vkoa etukäteen), vähintään 70% tilaisuuden arvosta. Loppulasku maksetaan paikan päällä käteisellä/kortilla.

Laskutusperuste

Pyydämme tarkentamaan tilaisuuden osallistujamäärän viimeiset muutokset kolme (3) arkipäivää ennen tilaisuutta (peruutusehdot huomioiden). Laskutus tapahtuu viimeistään 3 vrk ennen tilaisuutta vahvistetun henkilömäärän mukaisesti (peruutusehdot huomioiden), tai toteutuneen mukaan, jos osallistujamäärä kasvaa yli ilmoitetun määrän.

Kokouspaketti

Kokouspaketti tarkoittaa kokonaispakettihintaa, joka sisältää ennalta sovitut kokoustilat, kokoustekniikan ja tarjoilut. Kokouspaketti veloitetaan aina sellaisenaan, riippumatta toteutuneesta kulutuksesta.

Tilaisuuden tarkentaminen

Pyydämme toimittamaan kaksi viikkoa ennen tilaisuutta:

  • tilaisuuden osanottajamäärän sekä majoittujien nimilistan huonejaolla
  • tilaisuuden aikataulun, ateria-ajat ja mahdolliset erityisruokavaliot
  • illallisen menuvalinnan ja juomat
  • kokoustilan pöytämuodon
  • opastetaulun opastetekstin
  • tiedon kokoustekniikkatarpeesta
  • tilaisuuden vetäjien nimet ja yhteystiedot
  • laskutus- tai verkkolaskutusosoitteen (ovt-tunnus) sekä laskun viitteen ja yrityksen y-tunnuksen

PERUUTUSEHDOT

Ryhmävarauksen peruutus on aina ilmoitettava kirjallisesti.

Kokous-, tila- ja ryhmämajoitusvaraukset

Peruutukset ja muutokset voidaan tehdä ilman kuluja:

 

Henkilöä tai huonevuorokautta  

1-15

 

16-30

 

31-60

 

61-100

 

101-200

 

yli 200

koko varaus kuluitta (100 %) 7 vrk ennen tilaisuutta 14 vrk ennen tilaisuutta 30 vrk ennen tilaisuutta 60 vrk ennen tilaisuutta 90 vrk ennen tilaisuutta 120 vrk ennen tilaisuutta
50 % varauksesta 5 vrk ennen tilaisuutta 7 vrk ennen tilaisuutta 21 vrk ennen tilaisuutta 30 vrk ennen tilaisuutta 60 vrk ennen tilaisuutta 90 vrk ennen tilaisuutta
25 % varauksesta 3 vrk ennen tilaisuutta 4 vrk ennen tilaisuutta 14 vrk ennen tilaisuutta 21 vrk ennen tilaisuutta 30 vrk ennen tilaisuutta 60 vrk ennen tilaisuutta
10 % varauksesta n/a n/a 7 vrk ennen tilaisuutta 14 vrk ennen tilaisuutta 14 vrk ennen tilaisuutta 30 vrk ennen tilaisuutta
5 % varauksesta n/a n/a n/a 7 vrk ennen tilaisuutta 7 vrk ennen tilaisuutta 14 vrk ennen tilaisuutta

Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallistujamäärälle. Jos osallistujamäärä muuttuu olennaisesti, hotellilla on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista. Majoitusvarauksen huonevuorokausimäärällä tarkoitetaan tilannetta, kun varauksessa on esim. 30 huonetta kahdeksi yöksi. Tällöin huonevuorokausia on yhteensä 60 (30 huonetta x 2 yötä).

Varauksen huonevuorokausien määrän ylittäessä 200 sovimme erilliset peruutusehdot.

Tilaajan vastuu

Tilaaja on velvollinen suojelemaan vuokraamiaan tiloja ja kalusteita vahingoilta. Tilaaja vastaa hotelliin tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan palveluntarjoajan ohjeita.

Erikoisjärjestelyt

Mikäli tilaisuuteen tarvitaan erityislupia, ohjelmaa, orkesteria, erikoiskoristelua tai poikkeuksellisia teknisiä laitteita, sitoutuu tilaaja vastaamaan näistä aiheutuvista kustannuksista.

Kiintiömajoitusvarauksen peruutusehdot

Taattu huonekiintiö

Hotelli varaa ryhmälle sovitun määrän hotellihuoneita ja takaa niiden saatavuuden tarjotulla hinnalla kiintiövarauksen peruutusehtojen puitteissa.

Hotellilla on oikeus veloittaa kiintiön varaajalta täysi hinta koko varausajalta huoneista, joita ei peruta vahvistettujen peruutusaikojen puitteissa. Järjestäjä vastaa myös majoittujien tekemistä peruutuksista siihen asti, kunnes yksittäisen majoittujan vastuu astuu voimaan saapumispäivänä klo 18.00. Tämän jälkeen yksittäinen matkustaja vastaa mahdollisesta peruutuksesta/huoneen käyttämättä jättämisestä. Varaus- ja peruutusehdot ovat hotelleittain.

 

Henkilöä tai huonevuorokautta  

1-15

 

16-30

 

31-60

 

61-100

 

101-200

 

yli 200

koko varaus kuluitta (100 %) 7 vrk ennen tilaisuutta 14 vrk ennen tilaisuutta 30 vrk ennen tilaisuutta 60 vrk ennen tilaisuutta 90 vrk ennen tilaisuutta 120 vrk ennen tilaisuutta
50 % varauksesta 5 vrk ennen tilaisuutta 7 vrk ennen tilaisuutta 21 vrk ennen tilaisuutta 30 vrk ennen tilaisuutta 60 vrk ennen tilaisuutta 90 vrk ennen tilaisuutta
25 % varauksesta 3 vrk ennen tilaisuutta 4 vrk ennen tilaisuutta 14 vrk ennen tilaisuutta 21 vrk ennen tilaisuutta 30 vrk ennen tilaisuutta 60 vrk ennen tilaisuutta
10 % varauksesta n/a n/a 7 vrk ennen tilaisuutta 14 vrk ennen tilaisuutta 14 vrk ennen tilaisuutta 30 vrk ennen tilaisuutta
5 % varauksesta n/a n/a n/a 7 vrk ennen tilaisuutta 7 vrk ennen tilaisuutta 14 vrk ennen tilaisuutta

Avoin huonekiintiö

Hotelli ilmoittaa varauskoodin, jolla huoneet ovat varattavissa varaustilanteen mukaan. Avoimen kiintiön varauksen yhteydessä asiakkaalle ilmoitetaan varauskoodin voimassaolo. Hotellilla on tarvittaessa oikeus yksipuolisesti sulkea kiintiö. Kiintiöstä varatun yksittäisen huonevarauksen voi perua kuluitta tulopäivään klo 18.00 asti (ellei toisin ole sovittu). Osallistujat varaavat huoneensa puhelimitse, sähköpostilla tai hotellin internet sivuilta annettua varaustunnusta käyttämällä. Varausten takaamista varten tarvitaan luottokorttitiedot.

Ylivaraaminen

Ylivaraamisen sattuessa hotelli järjestää uudet huonevaraukset ja maksaa kuljetukset toiseen hotelliin.

Vastuu ja vakuutus

Hotelli ei vastaa vieraiden henkilökohtaisista tavaroista.

Force Majeure

Kummallakin osapuolella on oikeus purkaa varaus kirjallisesti ilman minkäänlaista korvausvellisuutta sodan, terroritekojen, viranomaispäätösten, lakkojen, luonnonmullistusten, sisäpoliittisten levottomuuksien tai muiden sellaisten syiden vuoksi Suomessa, joihin osapuoli ei voi vaikuttaa ja joiden seurauksena sopimusvelvoitteiden täyttäminen muodostuu osapuolelle epäsuotavaksi, lain vastaiseksi tai mahdottomaksi.

Sopimuksen siirto

Tilaajalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman palveluntarjoajan suostumusta.